File chứa danh sách trộn có thể là dạng file nào sau đây
|
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN TIN HỌC CHUYÊN NGHIỆP HÀNG ĐẦU THANH HÓA- ATC Hotline: 0948.815.368 0961.815.368 Cách trộn thư trong Microsoft Word Trộn thư (Mail Merge) là tính năng hữu ích trong Microsoft Word Ví dụ: công ty bạn cần mời 100 khách mời với thông tin về họ tên, chức vụ, địa chỉ khác nhau. Thay vì in ra một loạt giấy mời trắng rồi ngồi viết tay cho từng người thì rất thiếu chuyên nghiệp. nếu không, bạn lại phải hì hụi ngồi gõ tay giấu mời cho từng người hay sao? Hôm nay trung tâm ATC sẽ giới thiệu tới các bạn một tính năng vô cùng hay ho của Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm Mặc dù tính năng này rất hữu ích nhưng có nhiều bạn chưa biết hoặc chưa để ý đến tính năng trộn thư này. Các bạn cùng tham khảo bài viết dưới đây để biết cách trộn thư trong Word 2007. Đầu tiên các bạn cần có file word Giấy mời mẫu đã tạo sẵn để chèn thông tin. Và một file danh sách khách mời dạng bảng, có đầy đủ các thông tin cần chèn. Sau đó các bạn thực hiện như sau: Bước 1:Mở file Word mẫu, chọn tabMailings->Start Mail Merge->Step by Step Mail Merge Bước 2:Xuất hiệnMail Mergeở phía bên phải Word, các bạn chọnLetterstrongSelect document typevà chọnNext: Starting document.. Bước 3:Tiếp tục chọnUse the current documentvà chọnNext: Select recipients. Bước 4:TrongSelect recipients, các bạn chọnUse an existing listnếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọnType a new listđể tạo danh sách mới. Sau đó nhấnNext: Write your letter. Bước 5:Trong hộp thoạiSelect Data Source, các bạn chọn đến danh sách có sẵn và nhấnOpen. Bước 6:Chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng. Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấnOK. Bước 7:Trong hộp thoạiMail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnhData Source. Sau khi chọn xong các bạn nhấnOK. Bước 8:ChọnNext: Write your letter. Bước 9:Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vàoMore items. Bước 10:Xuất hiện hộp thoạiInsert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấnInsertđể chèn. Sau khi chèn xong các bạn nhấnCloseđể đóng lại. Bước 11:Chèn lần lượt đến hết các trường dữ liệu vào mẫu Word có sẵn. NhấnNext: Preview your letters. Bước 12:ChọnNext: Complete the mergeđể hoàn thành quá trình trộn thư. Bước 13:Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọnEdit individual letters. ChọnAll->OK. Bước 14:Các bạn có thể lưu file bằng cách chọnFile->Savehoặc tổ hợp phímCtrl+S, đặt tên file và chọn thư mục chứa file. Trên đây là cách sử dụng tính năng Mail Merge để trộn thư trong Word 2007, các bạn có thể sử dụng tính năng này để tạo các file có mẫu giống nhau. Với MS Word 2010 và MS Word 2013 các bạn thao tác tương tự. ATC Chúc các bạn thực hiện thành công! Trung tam dao tao tin hoc van phong tot nhat tai thanh hoa Học tin học văn phòng thực hành ở thanh hoá Lớp tin học văn phòng thực hành ở thanh hoá Nơi đào tạo kế toán thực hành tốt nhất ở Thanh Hóa |
